PROGRAMA TOP  

de capacitación virtual continua

en Gestión Pública

TOP es una organización no gubernamental especializada en los aspectos institucionales de la gestión pública. Desarrolla tecnologías de gestión, lleva a cabo investigaciones en la materia, realiza publicaciones y presta asistencia a organizaciones públicas en Latinoamérica desde 1987. La capacitación en estas mismas materias son las formas principales de difusión y transferencia de tales experiencias. Para ello, TOP creó el Programa de Capacitación Continua en Gestión Pública. En estos cursos virtuales participan alumnos de diversos países, principalmente de Latinoamérica y España.  

Diseños de CAPACITACIÓN SEGÚN LA MODALIDAD a medida PARA INSTITUCIONES

La capacitación y la transferencia de tecnología tienen su máximo contacto en los procesos de capacitación en los que los diseños didácticos han sido elaborados o adaptados a las necesidades particulares de instituciones determinadas y, a su vez, todos los participantes pertenecen a ellas. TOP desarrolla un programa especial de capacitación institucional, en el cual los contenidos programáticos de los cursos son adaptados a las necesidades particulares de cada institución. Llamamos "modalidad institucional" a esta forma de diseño y ejecución de procesos de capacitación "a la medida" de las particulares necesidades de determinadas instituciones públicas (a la que alude a veces en los ámbitos privados como modalidad "in company"). 
  
Según dichas necesidades, es posible que los cursos se realicen de modo totalmente virtual o bien incluyan eventos presenciales, en cuyo caso asumen la forma "semi-presencial", combinación particularmente interesante por permitir el acceso a las ventajas de ambas formas de capacitación. Es posible que la capacitación según esta modalidad también sea acreditada en regímenes de personal o escalafones que contemplen retribución por capacitación.
 

Cómo se diseñan y dictan LOS CURSOS a medida PARA INSTITUCIONES

Diseño didáctico según las necesidades institucionales 
El primer paso del diseño de un curso específico para una organización determinada es la identificación de la necesidad que la misma requiere satisfacer mediante este evento en el que participarán sus integrantes. Cuando el fin principal del curso es el desarrollo profesional del personal en determinadas temáticas, éste se orienta a desarrollar capacidades y transmitir conocimientos, utilizando por lo general casos de estudio, además de bibliografía pertinente. Cuando, en cambio, la finalidad principal es el desarrollo de capacidad institucional en un campo específico, los cursos se diseñan alrededor de aplicación misma.
  
En cualquier caso, la primera parte de esta tarea es la detección de las necesidades organizacionales, y siempre (aunque el fin sea la aplicación de tecnologías), es la consideración de necesidades individuales de formación y capacitación de los participantes, identificando especialmente las expectativas cifradas en la formación a recibir. A partir de estos insumos, analizados conjuntamente, TOP prepara en cada caso una propuesta de adaptación del diseño curricular que somete a la institución para su análisis. 
 

Selección y adecuación de materiales e instrumentos didácticos específicos 
Algunas veces, del diseño curricular resultante surge la conveniencia de utilizar los mismos materiales e instrumentos didácticos que se emplean en los cursos virtuales abiertos al público. Estos materiales consisten, esencialmente, en casos de estudio relativos a instituciones públicas, en cuya resolución se emplean las herramientas y metodologías consideradas en el proceso formativo. 
   
En otras oportunidades, en cambio, es preciso utilizar como casos elementos de la propia realidad institucional, para lo cual es preciso obtener ciertas informaciones y aplicar las herramientas a la propia situación organizacional. Si bien este enfoque puede requerir de un esfuerzo adicional, tanto para TOP como para los integrantes de la institución, ciertamente tiene también grandes ventajas por la especificidad de los contenidos y la gran aplicabilidad de los mismos que garantiza la metodología. 
 

Formas de dictado adaptada a los requerimientos institucionales 

Dictado semi-presencial 
Una de las grandes ventajas de la formación virtual es la posibilidad de que participen alumnos que residan en diferentes lugares sin necesidad de trasladarse. Sin embargo, algunas veces se obtienen resultados muy buenos combinando la formación virtual con algunas reuniones presenciales, en caso de que sea posible coordinar la presencia de todos los participantes. Si bien el diseño de las partes presenciales depende del diseño curricular resultante, las dos formas más frecuentes de integración presencial son las siguientes: 
  
Sesiones presenciales iniciales 
Por lo general incluyen los siguientes contenidos:  
 

• Presentación del diseño curricular del curso y análisis de sus alcances.

• Presentación de la metodología de trabajo que se utilizará en al parte virtual, incluyendo el análisis de la utilización del campus virtual y herramientas para nivelar aquellos participantes que no se hallen familiarizados con este novedoso enfoque formativo

• Presentación de los contenidos teóricos y conceptuales más importantes y las las herramientas y metodologías que se utilizarán

• Análisis conjunto de la situación institucional a la que se aplicará el curso

• Conocimiento de las necesidades y expectativas individuales de los participantes

• Integración del equipo de trabajo  
 

Las sesiones presenciales iniciales pueden desarrollarse a lo largo de un período de uno a tres días, incluyendo reuniones de trabajo previas. Estas reuniones, son coordinadas por uno de los docentes que estarán a cargo del curso. 
 
Sesiones presenciales de cierre 
Las sesiones de cierre se orientan esencialmente a dos aspectos: síntesis y evaluación, tanto de la experiencia como de los participantes, cuando ello es preciso por las reglas de acreditación que se hubieran establecido en cada caso. Los contenidos de estas sesiones suelen incluir: 
 

• Síntesis y resumen conceptual

• Análisis conjunto de la experiencia realizada y sus resultados

• Evaluación particular de resultados de trabajos prácticos

• Generación de conclusiones y recomendaciones conjuntas para su aplicación en la institución

• Evaluación de desempeño académico de grupos y participantes cuando es necesario

Dictado virtual 
El dictado virtual se realiza a través el campus virtual de TOP, con una modalidad análoga a la que se emplea en los cursos abiertos al público. Sin embargo, el hecho de que todos los participantes pertenezcan a las mismas instituciones o instituciones relacionadas (como es el caso, por ejemplo, de diferentes instituciones que formen parte de una misma administración pública) permite establecer reglas de interacción específicas, tales como la formación de grupos y subgrupos de trabajo que puedan mantener interacciones presenciales entre sí, la realización de trabajos específicos por grupos, la designación de tutores o asesores pertenecientes a la propia institución que apoyen a los docentes de los cursos y otras particularidades

Servicios de SUPERVISIÓN, ASISTENCIA Y CERTIFICACIÓN EXTERNA 
en la aplicación de metodologías

La finalidad principal de la transferencia de metodologías y herramientas es su aplicación en la práctica institucional de los participantes. Una gran proporción de los alumnos de los cursos de TOP aplican en algún momento una o más de las herramientas de análisis y gestión obtenidas. Como complemento de la transferencia, TOP presta, además, dos servicios adicionales que aportan a la consolidación de las capacidades: la supervisión-asistencia y la certificación externa en la aplicación de metodologías.

Servicios de supervisión-asistencia en la aplicación de metodologías y herramientas
Las herramientas y metodologías de gestión, según su naturaleza, suelen ser aplicadas a procesos de diagnóstico, evaluación, elaboración de propuestas de cambio, planificación institucional o incorporadas a los procesos rutinarios de gestión. Algunas veces estas aplicaciones se realizan como parte de trabajos de intervención externa, tales como consultorías institucionales o investigaciones de tipo más académico. Otras veces, en cambio, las aplicaciones son realizadas desde el interior de las propias instituciones, con la intervención de una o más personas de las cuales al menos una debe haber recibido capacitación en las metodologías a aplicar por haber aprobado el curso correspondiente o haberla recibido luego mediante un proceso ad hoc de capacitación virtual.

Los servicios de supervisión-asistencia en la aplicación de metodologías y herramientas se realizan de manera virtual (aunque pueden incluir eventuales intervenciones presenciales), según el siguiente esquema:
  

• Establecimiento del objeto y alcances de la aplicación a realizar

Un ejemplo permitirá ilustrar cómo se establece el alcance de la tarea: supongamos que se necesite realizar una revisión de las políticas y objetivos de un área institucional o programa específico y plantear recomendaciones de opciones estratégicas orientadas a su reformulación. 
Este objetivo, según se evaluará conjuntamente, requeriría probablemente de la realización de un o más de los siguientes procesos: 1) la denominada "Descripción de Estructura Organizativa" (DEO), con la finalidad de contar con la "fotografía institucional" actual de la organización, 2) la elaboración de la Matriz de Producción Externa (MPE) real actual, para determinar la ecuación de prioridades en la relación producto-usuario, 3) la elaboración de la MPE deseable que expresaría una reorientación de los objetivos institucionales en base a una nueva visión estratégica y, finalmente, 4) el análisis de Déficit de Capacidad Institucional (DCI) de la organización actual para encarar el cambio deseado. 
El alcance de la tarea sería -en este ejemplo- la realización de los cuatro procesos mediante la aplicación de las respectivas metodologías y herramientas y la generación de los insumos necesarios para la toma de decisiones políticas o gerenciales que correspondan.
 

• Establecimiento de la naturaleza del apoyo externo requerido

Una vez establecido el alcance, el apoyo externo que puede proporcionar TOP es de tres naturalezas: 1) capacitación (de refuerzo si la institución cuenta con personas que conocen las metodologías o formativa si no es así o se necesita formar nuevos miembros de los equipos de trabajo); 2) supervisión-monitoreo de las tareas realizadas y asesoramiento sobre el avance, con recomendaciones prácticas y, finalmente, 3) asistencia técnica (elaboración de determinadas tareas o procesos técnicos que el equipo no tenga posibilidad de realizar por sí solo, por las razones que fueren). La regla que emplea el programa para establecer el alcance del apoyo externo es sencilla: debe estar al servicio de desarrollar y potenciar capacidades institucionales y no reemplazarlas. Por lo tanto, se deberá tratar de que, por cada hora de asistencia externa exista la mayor cantidad posible de horas de trabajo productivo con recursos humanos aportados por la institución. La medida de ello es el coeficiente de asistencia externa que expresa esta relación y del que se deja constancia al momento de iniciar el trabajo (coeficiente previsto) y al finalizarlo (logrado).

Según lo que se haya establecido, se gestiona el apoyo externo de la siguiente manera:

• Capacitación virtual

Si se ha considerado necesario reforzar la capacitación de una o más personas que ya conozcan las herramientas a emplear y las metodologías en que se basan, y/o formar nuevos miembros del equipo en una o más de ellas, será preciso realizar un proceso de capacitación ad hoc, con el mismo o similar enfoque didáctico que se emplea en los cursos virtuales. A veces esta capacitación podrá realizarse usando casos de estudio y en otros se podrá trabajar directamente con datos de la propia realidad institucional de los participantes.

• Supervisión-asistencia

Una vez comenzado el trabajo, el esquema de supervisión-monitoreo se puede aplicar según dos metodologías: el Control de Calidad, tal como se realiza en los cursos virtuales (aunque en este caso orientado a las situaciones reales) y la Mesa de Ayuda Funcional (MAF), mediante la cual se proporciona una asistencia cotidiana vía mail y chat a lo largo del avance.

Servicios de certificación externa de la aplicación de metodologías

Algunas veces es necesario o conveniente contar con un aval externo que ayude a legitimar desde el punto de vista técnico y metodológico determinados resultados. En esto consiste la certificación externa que proporciona TOP en determinados casos. En estos casos, tras los análisis correspondientes, TOP emite un dictamen técnico sobre la adecuada aplicación de las metodologías (en ningún caso TOP emite opinión sobre la validez de los datos e informaciones, sino sólo sobre la consistencia lógica y metodológica)

SERVICIOS TÉCNICOS

En los casos en que resulta posible y justificado, algunas de las tareas son realizadas por el equipo de TOP. Un ejemplo permitirá ilustrar este alcance: una institución requería documentar claramente su estructura organizativa actual como soporte a un complejo proceso de negociación y no se disponía del tiempo necesario para que el equipo propio se capacitara adecuadamente y lo realizara. En este caso, la capacitación y la supervisión-monitoreo se orientaron hacia una eficaz y adecuada obtención de los datos, y la elaboración del documento DEO (Descripción de Estructura Organizativa) fue realizada externamente por el equipo de TOP

Temas  sobre los que se prestan los servicios técnicos 

• Descripción de Estructura Organizativa - DEO
• Descripción de Ámbito Organizativo - DAO
• Matriz de Producción Externa - MPE
• Manual de Organización - MO
• Evaluación de Modalidades de Gestión -MG
• Evaluación de Estructura Organizativa - EEO
• Valoración de Unidades Organizativas - VUO
• Evaluación de Capacidad Institucional - ECI
• Elaboración del Plan Estratégico Institucional - PEA
• Elaboración del Plan Operativo Institucional - POA
• Elaboración de la Rendición de Cuentas Operativa - RCO
• Elaboración de Indicadores de Resultados - IDR
• Elaboración de evaluaciones de resultados e impactos- ERI
 

INFORMES

Centro de Desarrollo y Asistencia Técnica en Tecnología para la Organización Pública-TOP

e-mail: cursos@top.org.ar

Av. Av. Corrientes 2560, piso 1 B C1046AAQ Ciudad Autónoma de Buenos Aires, Argentina

Tel:(54) 11 4961 9050 - Fax:(54) 11 4962 3606